Аудит системы управления: единственный путь к повышению эффективности вашего бизнеса

    Эффективная система управления компанией – главный залог ее успеха. Эта аксиома не требует доказательств, и с ней знакомы все, без исключения, руководители и ТОП-менеджеры. Когда организация только создается, при умелом подходе ее структура фактически совершенна. Все находятся на своих местах, каждая подсистема, выполняющая ключевые функции управления, работает с максимальной эффективностью; оперативное планирование, распределение финансов, учет и кадровая политика налажены. Проходит время, и система начинает становиться громоздкой и неповоротливой. Она «обрастает» лишними сотрудниками, не справляющимися с работой, страдает от дефицита новаторских идей и сталкивается с чередой проблем, несвоевременное решение которых угрожает ее стабильности. Такая компания нуждается в профессиональной диагностике и разработке действенной схемы, которая бы помогла ей вернуться на былые позиции и продолжать движение вверх. Аудит системы управления организации – самая первая мера, которая должна предприниматься, когда у организации начинаются проблемы, если она хочет выйти на мировые рынки или же просто расширить свое влияние в уже занимаемом сегменте.


    Аудит системы управления: действенно и всегда вовремя


    В России аудит системы управления организации проводится, как правило, именно тогда, когда у компании возникают неприятности. Падение продаж, ухудшение общих финансовых показателей, проблемы с учетом и налоговой отчетностью, выявленные контролирующими органами, «вопросы» акционеров к менеджерам организации – вот главные поводы начинать аудит. За границей подход совершенно иной. Там аудит управленческой системы в крупных компаниях является фактически непрерывным процессом, а не единоразовым. Причиной его проведения может стать желание компании выявить свои слабые места, чтобы оперативно их устранить, поиск новых решений в бизнесе, желание минимизировать затраты или оптимизировать свою структуру. Одним словом, отечественные руководители и владельцы предприятий при помощи данного вида аудита решают проблемы, а зарубежные – предотвращают их появление, добиваясь большей прибыльности и эффективности. 


    Еще один вариант, когда компании может понадобиться помощь аудитора по вопросам системы управления – при необходимости внедрения стратегически важных управленческих решений или же смене самой системы.


    Методика проведения аудита системы управления


    Управленческий аудит всегда поручается наиболее компетентным, профессиональным и опытным специалистам. Чаще всего это успешные управленцы, ТОП-менеджеры, которые привели не одну компанию к успеху и имеют за плечами богатый багаж знаний и практических навыков. Их взгляд со стороны очень важен для изучаемой организации, и помогает быстро и безболезненно повысить эффективность всех процессов.


    Проведение управленческого аудита предполагает использование стандартных методов экспертного консультирования:

    • Экспертные и установочные интервью с руководящим составом.
    • Анализ документов и сбор данных.
    • Построение схем, моделирование бизнес-процессов и формализованное описание процедур.
    • Сбор информации о ключевых функциях каждого звена системы управления и предложения по оптимизации общей структуры.
    • При работе с крупными компаниями и корпорациями могут использоваться методы SADT, позволяющие эффективно анализировать их деятельность и выполнять стратегическое планирование.

    Рациональнее всего все возможные методы использовать в следующей последовательности:

    • Изначально проводится установочное интервью с руководством компании: уточняются границы бизнеса, сведения о реализуемой продукции или услугах, данные о подразделениях и их руководителях. Кроме того, консультант составляет свое мнение о текущих стратегических целях компании, имеющихся бизнес-процессах, формирует картину вертикальной структуры организации.
    • Собираются все доступные для анализа документы, в том числе и управленческая отчетность.
    • Далее консультант составляет ориентировочный график проведения необходимых мероприятий по аудиту, исходя из поставленных стратегических целей.
    • Следующий этап – анализ распорядительных, нормативных, организационных документов, в том числе должностных инструкций, положения о подразделениях, отчетов и т.д. Только после этого аудитор получает все необходимую достоверную информацию о бизнес-процессах и ключевых функциях всех звеньев компании.
    • В ходе анализа консультант может предложить определить возможные точки контроля, являющиеся промежуточными и конечными результатами процессов, внедрить стандарты и критерии оценки качества, изменить схемы функционального и информационного взаимодействия.
    • Предпоследний этап – выявление недостатков в реализации ключевых функций и задач управления и бизнес-процессов. Во-первых, аудитор проверяет, все ли процедуры, необходимые для эффективного развития, заложены в перечень проводимых компанией мероприятий. К примеру, чаще всего в функции управления не закладывают анализ рынка, а в бизнес-процессах отсутствует анализ свойств продукции. Во-вторых, консультант выявляет степень адекватности и эффективности каждой управленческой задачи. Результатом такой «работы над ошибками» становится либо новая предложенная специалистом модель системы управления, либо перечень корректировок, которые необходимо вносить в старую.

    В тех случаях, когда аудит системы управления выявил, что необходимы кардинальные изменения, например, создание отделов анализа рынка, реорганизация службы сбыта и т.д., возникает потребность в кадровом консалтинге. Анализируется потенциал сотрудников реорганизуемых подразделений с целью снижения их сопротивления действиям компании и максимально эффективного использования ценных кадров.


    О результатах

    В зависимости от целей, с которыми проводился аудит системы управления, он позволяет достичь следующих результатов:

    • При проведении в условиях реорганизации или оптимизации компании он дает возможность более точно выявить проблемные зоны в управлении и выделить приоритетные направления оптимизации и адекватные способы решения проблем.
    • При выполнении аудита дочерних компаний и отдаленных подразделений, руководство может объективно оценить эффективность их управления и выявить элементы в организационном механизме, требующие пристального внимания.
    • При приходе к власти новых менеджеров такая «инвентаризация» дает возможность руководителям оценить компанию и правильно сформировать стратегию ее развития, исходя из выявленных проблем и методов их решения.
    • Если аудит проводится в компании, которую инвестор желает приобрести, то он даст ему всю необходимую информацию и данные о наличии резервов повышения эффективности организации.
    • Иногда управленческий аудит выполняют при внедрении автоматизации в компании. Тогда его цель – выявление приоритетных направлений, для которых стратегически важна автоматизация, и анализ их готовности к этому процессу.

    Аудит системы управления рисками

    Иногда аудитора, специализирующегося на анализе системы управления, приглашают тогда, когда руководители или владельцы сомневаются, соответствует ли их компания современным стандартам и технологиям, действующим в отрасли. Пожалуй, это самая сложная задача для консультанта, справиться с которой может специалист, досконально знающий все нюансы данной конкретной отрасли или сегмента рынка, а еще лучше – имеющий опыт работы в ней. Собственно, практик – всегда на голову выше других аудиторов, которые имеют лишь теоретические знания о построении и управлении бизнесом. Недооценивать возможности таких специалистов просто невозможно. Они могут обеспечить успех компании на рынке, повысить ее прибыльность и оптимизировать структуру таким образом, что снижение затрат произойдет параллельно с повышением доходности. Именно это и является главной целью управленческого аудита.