Бизнес - консультант и кризис менеджер

Кейс Пример плана корректирующих мероприятий на складе

    Причина

    Действия

    срок

    Неправильный подбор

     Проверка отгрузки перед отправкой. Каждый паллет необходимо после комплектации проверять на наличие количественных расхождений в месте с сотрудником охраны. После проверки должен составлять акт о проверки с подписью сотрудника охраны и сотрудника проводившего проверку. В акте должны быть указаны данные о паллете (магазин для которого предназначался паллет, номер паллета, время проверки, SH, и ФИО проводивших проверку) Все данные после проверки должны передаваться начальнику смены для внесения в отчет для дальнейшей работы с отчетом сотрудникам претензионного отдела, ТМЦ, реконсиляции. Данную проверку необходимо проводить под камерой, для возможности предоставления видео по запросу клиента. В каждой смене начальник смены должен  определить сотрудка/ов на постоянной основе, которые будут заняты только проверкой как в смене так и в СБ.

     

    Пресорт в ячейках

    Инвентаризация стока.  На ежедневной основе необходимо проводить инвентаризацию стока сотрудниками ТМЦ, а именно проверка в ячейках факта и системы. При обнаружении расхождений на стоке необходимо устранять их силами сотрудников ТМЦ. По факту составления отчета руководителем ТМЦ, должен быть выделен сотрудник для проведения расследования  для дальнейшей работы с сотрудниками допустившие ошибки во избегания повторения. Все сотрудники допустившие больше одной ошибки по одному типу претензий должны проходить повторное обучение. Для проведения обучения сотрудник центра обучения должен адаптировать СОП для напольного персонала, либо написать инструкции на основе СОПа и на основе данных документов проводить обучение персонала.

     

    Не достоверная информация от магазинов

    Производить контрольную отгрузку. Претензионный отдел передает информацию о магазинах предоставляющих недостоверную информацию СБ. Далее сотрудник СБ проводит под камерой контрольное довложение товара при комплектации паллета. Информация о контрольных отгрузках передается в претензионный отдел для отслеживания поступлений претензий на количественные расхождения от определенного магазина на определенный паллет. При отсутствии информации информация передается представителю клиента для дальнейшей работы с магазином.

     

    Некорректные отклики м/у системами

    Проверка корректности откликов. Руководителем технологов логистов, либо старшим технологам логистом должен быть разработан план по сокращению/устранению ошибок интеграции м/у системами. Далее выделенный сотрудник на ежедневной основе должен контролировать и своевременно устранять расхождения м/у системами. По факту выполнения данной работы должен составляться отчет (сотрудником устраняющим данные расхождения) и передаваться в претензионный отдел для дальнейшей работы с ним.

     

    Не загружен в ТС

    Нарушение инструкций. Старший приемки должен в конце смены проводить проверку на факт наличия оставшегося товара на воротах, при нахождении не отгруженного товара, старшему смены необходимо проводить расследования для выявления сотрудника допустившего ошибку, для более точного определения виновного необходимо делать запрос в СБ для просмотра видео и по факту выявления нарушения инструкции отгрузки депримировать сотрудника, а так же проводить повторное обучение сотруднику. При повторении ситуации сотрудник увольняется. Центр обучения должен написать инструкцию совместно со старшим смены по приемки и отгрузки товара. Все сотрудники напольного персонала должны пройти обучение. По факту проведения обучения необходимо создать журнал/реестр в котором будут фиксироваться сотрудники прошедшие обучение( тема, кол-во проводимого обучения, кто проводил обучение) далее сотрудник центра обучения проводит тестирование, для понимания освоил ли сотрудник материал, результаты тестирования так же вносятся в реестр. Центру обучения необходимо составить расписание проведения обучения, таким образом обучение сотрудников будет систематизировано. По результатам работы сотрудником центра обучения должен составляться отчет для дальнейшей работы с ним.

     

     Неправильный подбор

     Проверка отгрузки перед отправкой. Каждый паллет необходимо после комплектации проверять на наличие количественных расхождений в месте с сотрудником охраны. После проверки должен составлять акт о проверки с подписью сотрудника охраны и сотрудника проводившего проверку. В акте должны быть указаны данные о паллете (магазин для которого предназначался паллет, номер паллета, время проверки, SH, и ФИО проводивших проверку) Все данные после проверки должны передаваться начальнику смены для внесения в отчет для дальнейшей работы с отчетом сотрудникам претензионного отдела, ТМЦ, реконсиляции. Данную проверку необходимо проводить под камерой, для возможности предоставления видео по запросу клиента. В каждой смене начальник смены должен  определить сотрудка/ов на постоянной основе, которые будут заняты только проверкой как в смене так и в СБ.

     

    При сборе заказа коэффициент присваивается в зависимости от размера первого товара, в дальнейшем данный коэффициент изменить не возможно, в связи с этим тяжелые или большие товары из заказа пропускаются, далее паллет опалечивается, таким образом получается недостача/излишки

    Изменить технологию присваивания коэффициента при сборе заказа.

     

    На воротах перед закаткой товара в машину происходит пересорт, т.к. сотрудники аутсортинга не знают какие именно паллеты были просканированы и за счет этого у магазина получается либо недостача либо излишек.

     Ограничения на воротах. На ворота отгрузки сотрудниками аутсортинга под руководством инженера необходимо поставить ограничители м/у воротами. Сотрудники напольного персонала должны накатывать товар на ворота только в рамках ограничителей. Кладовщик при сканировании товара должен сообщать сотруднику аутсортинга какой именно паллет необходимо закатить в а/м. Закатке в а/м будут подлежать только те паллеты которые находятся в рамках ограничителей. Данное правило необходимо внести в инструкции по отгрузке сотрудником учебного центра, по факту написания данной инструкции провести обучение, в последствие тестирование с занесением в реестр, который будет служить отчетом по обучению персонала.

     

    Некорректные отклики м/у системами

    Проверка корректности откликов. Руководителем технологов логистов, либо старшим технологам логистом должен быть разработан план по сокращению/устранению ошибок интеграции м/у системами. Далее выделенный сотрудник на ежедневной основе должен контролировать и своевременно устранять расхождения м/у системами. По факту выполнения данной работы должен составляться отчет (сотрудником устраняющим данные расхождения) и передаваться в претензионный отдел для дальнейшей работы с ним.

     

    1. Претензии выставляются на внутри тарное повреждение

    Проверка внутри тарного брака. Раз в месяц сотрудник претензионного отдела готовит список артикулов на которые поступает наибольшее количество претензий на внутри тарное повреждение. Данный список передается руководителю отдела ТМЦ для выделения ею сотрудника для проверки товара. По факту получения списка руководитель ТМЦ пишет запрос в ОБИ для предоставления разрешения на внутритарноую проверку, либо выделение представителя клиента для совместной проверки. Так же СБ выделяет сотрудника для проведения и фиксации проверки. По факту создания комиссии (в которую должны входить: сотрудник ТМЦ, представитель клиента, сотрудник СБ) по предоставленному списку сотрудником претензионного отдела, проверяется товар. При циклическом обнаружении бракованного товара, информация фиксируется и передается  поставщику для улучшения упаковки. Для проверки сотруднику центра обучения необходимо написать инструкцию по проверки товара основываясь на контракте и СОПах. Далее сотрудник учебного центра проводит обучение и в последующем тестирование.

     

    2. Повреждение товара сотрудниками склада

    Обучение. Сотрудник учебного центра раз в в триместр должен проводить тестирование на знание инструкций  сотрудниками напольного персонала и по результатам тестирований составлять список на обучение. Всем новым сотрудникам должно проводиться обучение, после обучения должно проводиться тестирование и по результат тестирования сотрудники должны допускаться к работе. Обучение должно состоять из теоритической и практической части. Сотрудники не прошедшие обучение или не прошедшие тестирование не должны быть допущены к работе. Сотрудники аутсортинга должны быть предоставлены на склад уже обученные, все инструкции должны быть переданы представителям аутсортинга для предварительного обучения.

     

    Пересорт на воротах

     Ограничения на воротах. На ворота отгрузки сотрудниками аутсортинга под руководством инженера необходимо поставить ограничители м/у воротами. Сотрудники напольного персонала должны накатывать товар на ворота только в рамках ограничителей. Кладовщик при сканировании товара должен сообщать сотруднику аутсортинга какой именно паллет необходимо закатить в а/м. Закатке в а/м будут подлежать только те паллеты которые находятся в рамках ограничителей. Данное правило необходимо внести в инструкции по отгрузке сотрудником учебного центра, по факту написания данной инструкции провести обучение, в последствие тестирование с занесением в реестр, который будет служить отчетом по обучению персонала.

     

    Не принято от поставщика

    Информирование. При принятии решения кладовщиком о том, что паллет не будет принят по той или иной причине, кладовщик должен доводить информацию до диспетчеров. Диспетчера должны информировать поставщика и магазин о том, что паллет из определенной поставки не был принят и соответственно не будет доставлен ( в копию необходимо ставить сотрудников претензионного отдела). Для корректного определения какой именно паллет не должен приниматься на склад, сотрудник учебного центра должен написать инструкцию по приемки и отгрузки товара. и на основе данных инструкций провести обучение сотрудникам напольного персонала.

     

    Внутрипаллетное недовложение

    Проводить визуальный осмотр товара при приемки, т.к. при сохранения оригинальной упаковки, РЦ не несет ответственность за данный вид претензий. Сотрудники напольного персонала должны уметь определять, что является нарушением заводской упаковки, а что нет. В связи с этим сотрудник учебного центра должен написать инструкцию( о правилах обращения с товаром, что есть брак, как должно выглядеть заводская упаковка и какие меры предпринимать при выявлении нарушений) данную инструкцию необходимо писать на основе контрактов и СОПах. На базе написанных инструкций сотрудникам напольного персонала должны провести обучение (практическое и теоретическое).

     

    Прием изначально бракованного товара и некорректно заполненные документы

    1. Отказ в приеме бракованного товара.
    2. Обязать кладовщиков приемки фиксировать все повреждение и делать фото.
    Для выполнения выше указанных двух пунктов сотрудники напольного персонала должны знать правила приемки товара. В связи с этим сотрудник учебного центра должен написать инструкцию( о правилах обращения с товаром, что есть брак, как должно выглядеть заводская упаковка и какие меры предпринимать при выявлении нарушений) данную инструкцию необходимо писать на основе контрактов и СОПах. На базе написанных инструкций сотрудникам напольного персонала должны провести обучение (практическое и теоретическое).

     

    Брак внутрипаллетный

    Проводить визуальный осмотр товара при приемки, т.к. при сохранения оригинальной упаковки, РЦ не несет ответственность за данный вид претензий. Сотрудники напольного персонала должны уметь определять, что является нарушением заводской упаковки, а что нет. В связи с этим сотрудник учебного центра должен написать инструкцию( о правилах обращения с товаром, что есть брак, как должно выглядеть заводская упаковка и какие меры предпринимать при выявлении нарушений) данную инструкцию необходимо писать на основе контрактов и СОПах. На базе написанных инструкций сотрудникам напольного персонала должны провести обучение (практическое и теоретическое).

     

    Не предоставление поставщиком полного комплекта документов (счет-фактура)

    Отказать в приеме товара при предоставлении не полного комплекта документов. Сотрудникам диспетчерской необходимо провести обучение о правилах работы с документами, а именно в каких случаях в приемке отказано, какие отметки и  где должны быть проставлены со стороны поставщика, а так же со стороны склада. А так же кого необходимо информировать при наступлении того или иного факта. Данное обучение должен провести сотрудник учебного центра.

     

    Утеря документов водителем.

    Фиксирование подобных случаев и передача данных сведений поставщику.

     

    Потеря документов в диспетчерской

    1. Проверку наличия и полноты документов отгрузки необходимо проводить диспетчерами, а не наемным персоналом.
    2. Запросить у поставщиков предоставлять оригинал счет фактуры в 2-х экземплярах.

     

    Пересорт на воротах

     Ограничения на воротах. На ворота отгрузки сотрудниками аутсортинга под руководством инженера необходимо поставить ограничители м/у воротами. Сотрудники напольного персонала должны накатывать товар на ворота только в рамках ограничителей. Кладовщик при сканировании товара должен сообщать сотруднику аутсортинга какой именно паллет необходимо закатить в а/м. Закатке в а/м будут подлежать только те паллеты которые находятся в рамках ограничителей. Данное правило необходимо внести в инструкции по отгрузке сотрудником учебного центра, по факту написания данной инструкции провести обучение, в последствие тестирование с занесением в реестр, который будет служить отчетом по обучению персонала.

     

    Не учтены коэффициенты при маршрутизации:
    1. Неверно указаны поставщиком
    2. Неверно приняты кладовщиком


    3. Не учтены коэффициенты паллет более 3

    1. Информирование поставщиков о допущенных ошибках:
    Логист-технолог, при оформлении вычерка по причине отсутствия места в ТС, должен проверить сколько паллетомест входило в состав маршрута. Если количество превысило максимально допустимое, то необходимо сверить коэффициенты всех паллет маршрута с коэффициентами, заявленными поставщиком на портале; при выявлении расхождений - сообщить отделу диспетчеризации, который, в свою очередь, должен проинформировать поставщика о допущенной ошибке
    2. Обучение кладовщиков приемке паллет с коэффициентами:
    Необходимо провести повторное обучение и тестирование кладовщиков правильной приемки паллет с коэффициентами
    3. Ввод в работу коэффициентов 4 и 6:
    Внедрить учет коэффициентов 4 и 6, проверить их правильную работу

     

    В систему не введен атрибут, определяющий вес товара

    Введение системного учета веса через портал:
    Проверка технической возможности ввода параметра "вес" в WMS-систему. Ввод данного атрибута при приемке товара.

     

    Кладовщик не зафиксировал состояние утилизации ТС и незагруженные паллеты, в связи с чем не предоставляется возможным объективно сформулировать причину самого вычерка

    Контроль за корректным оформлением служебных записок:
    Необходимо в текущем режиме, при составлении каждой СЗ, контролировать наличие всех фотографий ТС и паллет, которые пришлось вычеркнуть

     

    Причина возникновения вычерка не является действительностью

    Информирование кладовщиков о допущенных ошибках, объяснение объективных причин для осуществления вычерка:
    Провести повторное обучение и тестирование кладовщиков процедуре формирования вычерков с объяснением их возможных причин.
    Так же, необходимо в текущем режиме составления СЗ фиксировать причину появления вычерка, если причина необъективна - объяснить кладовщику, что не следует вычеркивать данный товар.

     

    Неверно выполненная складская операция
    1. Приход



    2. Размещение


    3. Отбор

    1. Обучение кладовщиков определению и оформлению брака при приемке:
    Провести повторное обучение и тестирование кладовщиков процедуре приемки бракованного товара по всем схемам поставки
    2. Введение инструмента контроля - отчета незавершенных операций:
    Разработка отчета, показывающего какие задания были назначены на пользователя, но остались не завершены
    3. Введение инструмента контроля - проверка собранных заказов:
    Ввод в WMS-систему процедуры проверки собранных заказов перед отгрузкой

     

    Неверно выполненная операция сотрудниками отдела диспетчеризации

    Информирование диспетчеров о допущенных ошибках, контроль за корректным оформлением и хранением документов:
    При составлении СЗ по причине отсутствия документов отгрузки, логист-технолог должен письменно сообщить о таком случае начальнику отдела диспетчеризации для дальнейшего выявления ответственного (с целью исключения повторения подобных ситуаций)

     

    Поставщик неверно ввел данные на портале при оформлении заявки

    Информирование поставщиков о допущенных ошибках:
    При составлении СЗ по причине несоответствия температурных условий перевозки, логист-технолог должен письменно сообщить отделу диспетчеризации о выявленной ошибке, для дальнейшего информирования ими поставщика