Бизнес консультант и кризис менеджер 

Обучение менеджеров работающих с поставщиками и производителями в дистрибьюции.

    Кроме еженедельных совместных семинаров по поставщикам, отчетам менеджера развития о результатах работы и подготовке к сложным переговорам, важным фактором в подготовке менеджеров отдела поставок является ежемесячный семинар «Три успеха».
    На семинаре, проводимом ежемесячно в течение половины дня, все менеджеры развития готовят и представляют пятиминутные презентации — «3 успеха прошедшего месяца». К подготовке следует относиться серьезно. Руководство отдела проверяет, обсуждает и иногда тренирует презентацию (элемент обучения) со своими людьми.
    На презентации присутствует руководство компании, руководство и ведущие сотрудники смежных подразделений.

    Тренинги для сотрудников отдела поставок, отвечающих за контакты и переговоры с поставщиками, нужно проводить раз в 2 месяца.
    Основные темы:
    ---- Умение слушать;
    ---- Искусство переговоров;
    ---- WIN+WIN стратегия.

    Поскольку речь идет о непрерывной череде тренингов, темы должны быть перемешаны и присутствовать все время.
    Тренинги для групп логистики, также активно взаимодействующей с поставщиками, должны проходить 3 раза в год. В целом они играют роль PR, и на 50 % состоят из рассмотренных выше тем. Другие 50 % посвящены планированию рабочего дня, состоящего из множества задач, а также вопросам обратной связи и поведению в локальных критических ситуациях.

    Успех работы с производителем, бесспорно, зависит от множества факторов:
    ---- Прежде всего, от работы отдела поставок, который ответственен за входные условия и бездефектурность поставок;
    ---- Отделов, отвечающих за сервис производителями;
    ---- Подразделений, отвечающих за ценообразование сбытовых подразделений.
    Чтобы организовать взаимодействие всех этих отделов между собой, нужно периодически, раз в неделю проводить общие встречи со сквозным анализом фирм на предмет ЧП. Руководству необходимо готовиться к этим встречам, выделяя приоритеты, чтобы «вести дискуссию».

    Знания о компании-производителе
    «Формальная часть»
    ---- Контракт, сроки, приложения, регистрационные свидетельства, их копии и сроки, лицензии на ввоз и все, что с этим связано.
    «Неформальная часть»
    ---- Наша доля в их обороте, изменение этой доли по годам и месяцам.
    ---- Их доля у нас, изменение этой доли.
    ---- Маржи наших продаж товара этого производителя в сравнении с остальными производителями (нормативом).
    ---- Типы рынков, на которых работает производитель (например, для фармацевтического рынка это деление на: коммерческий, тендерный, больничный…). Доли продаж по рынкам. Специализация ассортимента. Скидки по ассортиментно.
    ---- Условия поставок, изменения последних периодов.

    ---- Ориентированность бонусных схем внутри «производителя», их изменения по времени.

    ---- Тип поставки (прямые поставки, со складов в России, комбинация).
    ---- Основные логистические проблемы. На практике. Включая вопросы перебоев в поставках и в производстве.

    ---- Бывают ли случаи поставок срокового товара и каково поведение на рынке в этом случае. И вообще залеживается ли «товар на их складах»?
    ---- Содействие при залежах у дистрибьютора. На какую помощь в этом случае можно рассчитывать.
    ---- Отношения к тендерам. Нужно ли согласовывать; как и зачем дают скидки, бывают ли случаи сознательной непоставки на тендер.

    ---- Сравнение условий с конкурентами. При наличии разницы понимание причин. Версия поставщика о причинах расхождения условий, согласие поставщика о наличие расхождений.
    ---- Менеджерская история отношений: конфликты, совместная деятельность.
    ---- Нынешняя ситуация по товарам и поставкам: залежи, меры по ним. В обязанности ОП входит, как смысловая проверка, так при необходимости организация помощи производителю при «распродаже».
    ---- План работ на следующий период.

    Основные источники информации:
    ---- Изменение оборотов по времени.
    ---- Наша доля у поставщика.
    ---- Маржа продажи товара поставщика, сравнение с другими производителями.
    ---- Сверхнормативы (товар, пришедший боле2–3 месяцев назад).

    ---- Сравнение цен с конкурентами, оценка скидок и бонусов, предоставляемых производителем конкурентам.

    При ротации фирм-поставщиков между менеджерами групп развития надо передавать следующую информацию:
    ---- Карточку поставщика.
    ---- Информацию о контрактах: где, что, отсрочки, условия.
    ---- Информацию о предыдущих действия: удачах и не удачах.
    ---- Информацию о людях, принимающих решение. О подлинной мотивации, как мы ее понимаем, и их «истории»
    ---- Информацию о логистических ЧП.
    ---- Подробную информацию о последних 2 встречах (чтобы обеспечить преемственность).

    План вводного обучения менеджеров отдела поставок в дистрибьюции по моему опыту.
    Цель обучения: Ознакомление с основными понятиями и материалами в работе менеджера ОП (отдела поставок). Обучение смысловой и технической части заказа товара. Ознакомление с требованиями к организации работы с поставщиками. Тренировка навыков проведения презентации компании для поставщиков.
    Вводная информация
    --- Наша компания: миссия, краткая информация о компании, структура, включая филиалы.
    --- Структура департамента поставок, распределение работ в ОП; основные обязанности менеджера ОП, критерии оценки менеджера ОП.
    --- Поставщики, количество в работе, понятие ключевых компаний, список ключевых компаний; распределение ответственности за поставщиков внутри ОП.
    --- Взаимодействие менеджеров ОП с подразделениями компании внутренними:
    --- Аналитический блок:
    --- --- прогнозирование продаж;
    --- --- методика проверка заказов;
    --- методика анализа цен, предоставляемых производителем конкурентам.
    --- Таможенная группа — экономика работы с таможней.
    --- Группа лицензирования импортных контрактов — сроки лицензирования, экономика.
    --- Финансовый отдел, бухгалтерия — финансовый план оплат, правила составления, учёт и анализ сроков оплаты.
    --- Коммерческий отдел — маркетинговая активность в сбытовых подразделениях, работа в регионах.
    --- Отдел логистики департамента поставок — заказы на товар, дефектура и ее основные причины, ЧП по товару, вопросы возврата товара производителю.
    Правила работы с поставщиками
    --- Договоры с поставщиками, типы договоров, правила согласования и оформления (случаи, когда оформляются не типовые договоры, согласование, оформление). Понятия «Консигнация», «Реализация», предоплата, цели в работе с поставщиками по данным условиям.
    --- Дополнительные соглашения, цель заключения, правила оформления.
    --- База учета договоров и условий.
    --- Принципы подготовки условий по договорам; по товарам (отсрочки, скидки, ассортимент); условия по товарам готовятся отдельно.
    --- Список документов, оформляемых на поставку; правила и сроки оформления, дополнительные документы на поставку:
    --- --- лицензии, правила оформления лицензий, сроки лицензирования товара (больше, чем спецификации); количество лицензий на поставку (по типу таможенных кодов); понятие минимальной поставки, чтобы окупить стоимость сертификации серии товара;
    --- --- спецификация, срок действия;
    --- --- паспорт импортной сделки, правила оформления, контроль лимитов по сумме;
    --- Получение и оформление бонусов от поставщиков.
    --- --- Сверка взаиморасчетов с поставщиком; акты взаиморасчетов.
    --- Сертификация товара
    --- И т.д.

    В части таможенного оформления
    --- Правила и сроки обеспечения перевода денег в таможенные органы.
    --- Контроль квот по лицензиям, получение товара со складов в России, из таможни и т.д.
    --- Регистрационные номера/удостоверения; как получают товар при их наличии/отсутствии;
    --- Что делать, если товар пришел на другой таможенный пост?
    --- Действия, если на таможне не был получен сертификат, а товар забракован.

    Ассортимент
    --- Структура ассортимента компании: количество позиций, динамика.
    --- Понятие дефектуры.
    --- Ассортиментная политика компании: выбор поставщиков, расширение ассортимента. Методы анализа существующего ассортимента и его обновление:
    --- приоритеты ассортиментной политики компании;
    --- ценовая категория товара;
    --- целевые группы Клиентов;
    --- новинки ассортимента;
    --- мероприятия по продвижению нового товара.
    --- Понятие залежей, причины появления, меры по распродаже.
    --- Понятие «мертвого списка». Почему компания не работает с данным ассортиментом.
    --- Отчеты ассортиментной группы, для пользования менеджером: новинки, обновление основного ассортимента.

    Товарный запас (ТЗ).
    --- Нормативы товарного запаса по фирмам, товару (обязательный ассортимент, сезонные, рекламные), ситуации и причины заказа не по нормативу; регулярность заказов по времени, понятие резервного товарного запаса.
    --- Техника заказа, учет сезонности, времени на сертификацию, учет реальных сроков поставки, условий поставщиков. Понятие ЭО — прогноза месячных продаж, смена ЭО, кто меняет, действия менеджера при смене ЭО, компьютерный расчет ЭО, когда считаем, что она верная.
    --- Заказы штатные (регулярные), по заявкам подразделений.
    --- Работа с системой «Заказ» — компьютерной системой заказа поставщику.
    --- Неликвиды: анализ причин, меры, отслеживание, меры по реализации.
    --- Правила оформления заказа поставщику; сохранность информации о заказе, своевременное введение информации в Справочник товаров по своим поставщикам (фамилия сотрудника, условия оплаты, времена доставки, максимальный и резервный товарный запасы);
    --- Отчеты по товарному запасу: какие выводы делать, улучшения каких показателей добиваться.
    --- Целевые заказы сбытовых структур.
    --- «Спецрассылка» товара в филиалы: причины формирования списка обязательной рассылки, ответственность менеджера ОП, менеджера КО за наличие данного товара в филиалах.
    --- Контроль результатов продаж (динамика продаж по ключевым компаниям, ключевым позициям (еженедельно) с принятием мер по активизации продаж, если это необходимо).

    Работа с поставкой товара в компании и товаром
    --- Приходная документация на поставку, что делать, если документов на поставку не хватает.
    --- Бой, брак, недостача, излишки при поставке товара: действия менеджера. Ситуации и критерии, когда претензии по товару поставщику не предоставляются, кто и как принимает решение.
    --- Работа с производителями по актам расхождений по поставке, действия по несогласованному товару, меры по дефектному товару при поставке, заполнение отчета по мерам.
    --- Правила работы с излишками товара при поставке. Роль менеджера в решении проблемы.
    --- Сертификация товара. Нормативы на сертификацию по времени и суммам.
    --- Контроль сроков годности товара, периодичность, принимаемые меры при истечении срока годности, нормативы рассылки товара в филиалы по срокам годности.
    --- Допустимость возврата товара по сроку годности поставщику, договоренности и договора о возвратах товара поставщику (обмену, кредит — ноте).
    --- Выявление скрытого брака в процессе работы, меры менеджера для решения проблемы по товару.
    --- Работа с забракованными сериями товара. Действия по товару, забракованному регулирующими органами. Возврат забракованного товара поставщику, сложности возврата (от всех филиалов и Клиентов), договоренности по срокам возврата.
    --- Правила возврата, обмена товара, документы, которые должен предоставить представитель поставщика нам на обмениваемый /возвращаемый товар.

    Поставщики, проведение переговоров
    --- Аудит знаний по поставщикам; карточка поставщика.
    --- --- структура организации, ключевые лица и их интересы, цели по компании, работа в регионах и с тендерами; менеджер, отвечающий за это, чего ждут от менеджера;
    --- --- направления, где интересы поставщика и наши пересекаются;
    --- --- история взаимоотношений с поставщиком;
    --- --- ключевые покупатели, условия работы с ними, объемы, акции, тендеры с конкурентами.
    --- Правила подготовки к переговорам: материалы, которые готовит менеджер, (список) правила их использования при переговорах.
    --- Какие вопросы решаются по телефону (электронным письмом), цели переговоров с поставщиками. Кто ведет переговоры в зависимости от компаний.
    --- Резюме переговоров: кто и где оформляется, какие меры и кем предпринимаются.
    --- Информация, которую поставщики могут получить на нашем сайте (отчет по продажам вообще и в регионах за период) — услуга, которую надо навязывать. Способ работы поставщиков с сайтом.
    --- Как узнать, что представитель производителя неактивен в регионах, способы урегулирования ситуации.

    Технология организации конкурсов с производителями, общие цели проведения конкурсов;
    --- общая технология проведения конкурсов;
    --- условия конкретного конкурса (по своим производителям);
    --- сроки проведения и филиалы, которые участвуют в конкурсе;
    --- правила поддержания необходимого товарного запаса для обеспечения конкурса на складах филиалов, технология заказа товара филиалами по конкурсным товарам;
    --- принцип ценообразования поконкретным конкурсным товарам;
    --- принцип взаимодействия с производителем по промежуточным итогам конкурсов с производителями, регулярность.

    Совместное планирование продаж СПП (комплекс совместных маркетинговых и сбытовых взаимодействий с производителем).
    --- цели и задачи СПП, выгоды поставщика от участия, использование проекта СПП при ведении переговоров с производителями;
    --- список СПП — производителей;
    --- список СПП — товаров;
    --- технология заказа СПП–товаров филиалами, результаты работы по СПП с производителем.

    Обучение   менеджеров работающих с поставщиками  в дистрибьюции. Знания о компании-производителе, правила работы с поставщиками, таможенное оформление, Ассортимент, Товарный запас, проведение переговоров, Технология организации конкурсов с производителями, Совместное планирование продаж