Бизнес - консультант и кризис менеджер

Оперативка как зеркало управления.

    Очень  условно темы оперативки (оперативное совещание) можно разделить на следующие пять элементов
    ---- Общий фон – доклады сотрудников, новости компании. Цель - ознакомление с руководящего состава проблемами достижениями других подразделений.
    ---- Наш message – важные вопросы в целом и по подразделениями которые мы подчеркиваем на данной или на всех оперативках
    ---- Message сотрудников. Их проблемы
    ---- Ключевые проекты.
    ---- Вопрос предыдущих оперативок – чтобы все это не превратилось в говорильню.

    Рис  пять элементов оперативки

    Кто должен принимать участие в оперативке?
    Оперативка – «Операционное совещание», прочно вошло в жизнь не только Российских но и компаний многих стран мира.
    Чаще всего это еженедельное совещание, реже ежемесячное, на производстве бывает и ежедневное.
    Во многом оперативка это сознательное PR событие имеющее цель ознакомления все с общей ситуацией, приоритетами, проблемами других подразделений.  В меньшей степени оперативка предназначена для вынесения спорных вопросов (которые обычно на ходу не решишь). А еще меньше для решения производственных вопросов, которые вообще то должны решаться в рабочем порядке.
    Из сказанного выше следует ответ на вопрос кто же должен участвовать в оперативке.
    Рекомендуется еженедельно собирать руководителей N-1 уровня и самых важных отделов, а ежемесячно N-2 и дистанционно приглашать руководителей и ведущих специалистов региональных подразделений.
    Три раза в год собирать «очное» руководителей регионов .
    Конечно сказанное модель, требующая коррекции в реальном бизнесе.

    Вовлеченность в оперативку
    Достаточно часто при проведении оперативного совещания (оперативки иди совещания оперативного комитета), несмотря на то что цели оперативки, «Обмен информацией о актуальных проблемах и вызов» многие участники присутствуя физически в комнате собраний, реально находятся мыслями далеко.
    Причин много
    ---- И не умение структурировать доклады так чтобы они были понятны всем и интересны всем
    ---- И общи дух компании, вернее его отсутствие
    ---- И т.д
    И вот в результате кроме своего доклада, остальное время участники отправляют СМС, просматривают электронную почту…. Запретить пользоваться телефонами и компьютерами конечно можно (и нужно), но это в целом ничего не решает. Проблема в «мысленном» отсутствие.
                Конечно общий совет это командообразование. Но это лозунг, скорее оперативка, вовлечение сотрудников общие задача является частью программы командообразования.
    Как же быть.
    Решения просты
    ---- Доклады должны быть коротки и актуальны
    ---- Руководитель должен периодически спрашивать другие подразделения их точки зрения (что не дать отвлечься)
    ---- К общим вопросам готовятся несколько подразделений
    ---- И тд

    Зачем обсуждать еженедельно цифры на оперативном совещании
    Во многих бизнесах, каких то либо изменений в недельном интервале достигнуть нельзя, что либо изменить нельзя, иногда ничего изменить нельзя и за месяц и за квартал
    Тем не менее, выполнение плана, изменение марж и т.д. мы должны обсуждать еженедельно.
    Зачем?
    В действительности ели мы хотим, чтобы важность цифр въелась в кровь, нужно повторять, повторять и еще раз повторять
    То же касается и директоров регионов и руководителей направлений услуг и каналов – если их разбудить ночью, то о ни должны четко сказать как у них с планом и что они собираются делать для изменений.
    Цель операции – заставить контролировать цифры
    Конечно, возникает и поведение, ориентированное на контроль  - цифры знаем, но ничего не делаем. Поэтому кроме знания цифр проверяем «что собираемся делать» и главное … что сталось с нашими ожиданиями месячной – двухмесячной давности. иногда и месячном

    О необходимости обсуждения на оперативных  совещаниях основных цифр и выполнения бизнес плана.
    Вообще то говоря оперативки или оперативные совещания предназначены для
    ---- Обмена актуальной информацией (с точки зрения участников оперативки)
    ---- Обмена информации о приоритетных  задах компании (с точки зрения ТОП менеджера)
    ---- Сплачивания команды
    Необходимо вынесение каждый раз основных цифр  достижений и сравнения их с планом.
    Финансовый директор выносит План факт выполнения бюджет (бизнес плана)
    По
    ---- Регионам
    ---- Каналам сбыта принятые  в компании.
    Рассматриваются. Продажи, Маржа, Дебиторская задолжность, Простроченная дебиторская задолжность и если учет позволят то и расходы.
    В ежемесячном режиме рассматриваются организационные планы по регионам направлениям и основным подразделениям компании и их выполнение.
     

    Комитет Модераторы Подготовка и результаты
    Как то мне рассказали анекдот, который я потом все пересказывал как исторический, хотя не нашел во всемирной помойке интернете, даже ссылок
    «1942. США проигрывают войну за Атлантику, почти все сухопутные подразделения в Европе. Страна почти беззащитна.
    Рузвельт едет по Вашингтону  и обсуждает с адъютантом какой то вопрос. Тот предлагает собрать комитет.
    Президент останавливает машину и говорит. «Полковник Вы видите памятник генералу Гранту. Видите памятник президенту Линкольну. А Вы когда нибудь видели памятник Комитету?»».

    Обычно комитеты размывают ответственность, «занимают» время сотрудников которым нечем заняться и приносят множество других «отрицательных добавленных стоимостей» в жизнь офисных сотрудников.
    Из сказанного не значит что комитеты, собрания, групповые встречи бесполезны. Нет существует много вопросов где они необходимы. Например новые задачи, сложные задачи, критически важные для компании задачи.
    Тут дело даже не в том что комитеты или групповые встречи не нужны. Дело в том как они организованы.
    Как надо?
    ---- Должен быть модератор, лидер собрания. Тот, кто собрал, кто ведет, кто формулирует задачи и обычно отвечает за практическую реализацию.
    ---- Вопросы вынесенные в большинстве случаев должны быть озвучены заранее чтобы сотрудники подготовились к встрече
    ---- Сотрудники должны приходить на встречу подготовленными, а не анализировать ситуацию «на ходу»