Бизнес - консультант и кризис менеджер

Основы анализа структуры товарного запаса для «Средних» компаний»

    Важность вопроса товарных запасов очевидна
    ---- Если товара нет то нет не только продаж но и портятся отношения с клиентом, которого не устраивают перебои
    ---- Если товара много (все относительно, это обсудим далее) то деньги заморожены, что часто не только отрицательно влияет на экономику, но и замораживая КЕШ не позволяет развиваться
    Мы рассмотрим
    ---- «Экспресс анализ» структуры Товарного Запаса на основе «базовых» отчетов 1С
    ---- Более точный анализ на основе данных ежедневных продаж
    ---- Простейшую систему «автоматического» заказа
    ---- Контроль заказов
    «Экспресс анализ» структуры Товарного Запаса на основе «базовых» отчетов 1С
    Основой является простейший отчет Расход – остаток, сделанный по недельно.

    Для анализа мы преобразуем отчет в более подходящую форму, которая отличается от исходной тем, что «сначала» все остатки, потом расход. 

    Такая форма позволяет нам в случае необходимости провести визуализацию изменений продаж и ТЗ

    Следующий этап – выделение «висяков», те товаров которые были последние четыре недели на складе но не продано ни одной штуки
    Теперь переходим к оценке структуры товарного запаса.
    На первом этапе мы оцениваем скорость продаж (в мес) на основе данных 4-х недель и 3-х месяцев
    ---- Скорость продаж в неделю при оценке за 4 последние недели = сумма продаж за 4 недели деленное на число недель, когда товар был на складе. Если товар был за месяц менее 2-х недель, мы его исключаем из рассмотрения, ввиду потенциальной некорректности оценки продаж.
    ---- Скорость продаж в неделю при оценке за 3мес = сумма продаж за 3 мес деленное на число недель, когда товар был на складе.
    Товарный запас на коней периода делим на скорость продаж в месяц (4*скорость продаж в неделю) и получаем оценку «на сколько месяцев у нас есть товар). Товары для визуализации сортируем по уменьшению оборачиваемости товарного запаса

    Как мы видим из данного примера 450 товаров из 1300 имеют товарный запас более чем на 2 мес, что в большинстве бизнесов является ЧП. Сюда нужно добавить и Висяки, которых в данном примере более 100 штук.

    Есть еще один фактор требующий анализа – число товаров имеющих устойчивые продажи (например были на складе и продавались не менее 50% времени) и отсутствующие сейчас.
    В данном примере это

    Из них как минимум  половина – хорошо продаваемые товары.
    Очевидно, что скорость мы считаем в штуках, но важность тех выявляемых проблем зависит от денег, те мы должны иметь анализ и в штуках и деньгах
    Как например в таблице, ведение которой (контроль которой) входит в обязанности финансового директора.

    Дата 01 10 2015

    sKU

    Доля в ТЗ в деньгах

    Доля в продажах за 3 мес в деньгах

    Висяки

    88

    15%

    0.1%

    Сверхнормативы

    Например более 2 мес

    350

    26%

    8?

    Товары отсутствующие на складе

    420

     

    18%

    Важно:
    Сверх нормативы и висяки выделяются не для анализа а для принятия мер.
    Составляются списки на распродажи, проводятся акции для покупателей и персонала
    Критерий – уменьшение доли и абсолютных значений от месяца к месяцу
    .
    Внимание – введение каких либо понятий средняя оборачиваемость, не имеет смысла, мы смотрим текущий срез ТЗ, выделяем проблемы, записываем их, принимаем меры, сравниваем меры с планом исправления и отслеживаем динамику уменьшения ЧП
    Для проведения анализа и начала принятия мер, рассмотренного выше анализа достаточно.
    В дальнейшем:
    Этап 2 – введения норматива для каждого SKU( с фиксацией в базе) требуемого уровня товарного запаса (в терминах продаж в месяц) и определение сверх нормативов как превышения над нормативом. Это необходимо, чтобы «каждый» раз не выделять товары взятые на реализацию, сознательно взятые на 2 мес (пример) и тд.
    Этот параметр ΔТ вводится и в базу и в отчет.

    Этап 3. Переход (для этого обычно требуются написание специальных отчетов в 1С) в расчету скоростей по дням и параметра МТЗ – максимального товарного запаса, запаса на день поступление товара, который обычно рассчитывается на основанием скоростей, корректируется по планам продаж и сезонности и фиксируется на 2-3 месяца.
    Скорость продаж (Мы считаем скорость продаж по «продажам», без учета списания, возврата в ГО, поставщику, списаний брака ... .) мы считаем как сумму отгрузок клиентам за последние три месяца деленную на сумму дней когда товар был на складе.

    Vi=∑Vi (за три месяца)/ ∑дней когда товар был на складе в количестве больше критического, где i – sku группа
    Критическое количество дней на складе равно
    5% от максимального количества за период три месяца
    Или
    3-м штукам , если максимального количества за период три месяца меньше или равно трем  

    Замечание. Понятие критического уровня вводится чтобы исключить периоды когда товар на складе был только формально.
    Достаточно часто МТЗ = ΔТ*скорость продаж (+ РТЗ, резервный товарный запас)
    Замечание – для расчетов МТЗ параметр ΔТ обычно одинаков для регионов и головного офиса, характерное время доставки из головной организации в регионы входит только в расчет потребности региона.

    Но по мере роста оборота мы, чтобы не зависеть от флуктуаций продаж, фиксируем МТЗ на 2- 3 мес
    При этом рекомендую на основе XYZ анализа вводить следующеe. Дифференциацию
    Для товаров X из XYZ  МТЗ = 1.25 ΔТ*скорость продаж
    Для товаров Y из XYZ  МТЗ = 1. ΔТ*скорость продаж
    Для товаров Z из XYZ  МТЗ = .5 ΔТ*скорость продаж
    На основе данных скоростей (как при упрощенном подходе, так и при более полном)

    Заказ на ТП равен
    МТЗ
    «-«
    Товарный запас на момент прихода
    Товарный запас на момент прихода равен
    Товарный запас на момент заказа
    «-«
    Прогнозируемые продажи за период поступления заказа (считаются на основе данных скоростей)

    Внимание – очевидно что при таком расчете для каждого заказа «в пути» (а их может быть несколько) должна быть дата потенциального прихода. Без этого провести расчет невозможно.
    Внимание введение ассортиментной матрицы необходимо. Наличие в матрице это признак того что товар должен быть на складе. Если товар не вошел в матрицу, то он не может быть заказан на склад, а может быть заказан только под клиента. Поэтому в контрольную таблицу финансового департамента рассмотренную выше должна быть добавлена строка –« товар вне матрицы», те товар который мы до распродаём и больше не заказываем.
    Экспресс анализ сделанных заказов проводится следующем образом.
    Все заказы сделанные за период делятся на скорость продаж (за 4 недели, если она не корректна, те товар был менее 2 недель за месяц  (см выше), то за 3 месяца) и проверяем существенные отклонения расчетный заказ – фактический заказ (они никогда не могут быть равными из за минимальных партий. Перебоев в производстве)
    По поставщику которому сделали заказ проверяются товары по которым нужно было бы сделать заказ (с точки зрения расчета) но заказ не сделан.
    Внимание – для компаний в которых время поставки от поставщика 1день, 1 неделя, ну 10 дней для экспресс проверки не нужно считать продажи товара ко дню прихода заказа, но если это 1-2-3 месяца, при проверке заказа мы должны оценить сколько товара продастся и сколько останется на складе.

    Для компаний с развитой региональной инфрастуктурой, заказ сразу делается с разделением по филиалам. Принцип расчета скоростей продаж тот же, как и принцип введения региональных матриц
    Контрольная таблица по заказам не сильно отличается (в примере для проверки алгоритмов предусмотрен столбец Расход  - из 1С и столбец расчетных (по дням) скоростей

    Когда делать заказы? Конечно в учебниках по логистике написано как определить точку заказа, но в большинстве компаний достаточно графика заказов, разбитых по поставщикам.