Бизнес - консультант и кризис менеджер

Основные правила распределения ролей доступа к движению товара в дистрибьюторской компании и основные контрольные процедуры.

    Обычно самым главным «делением» ролей является деление доступа к образованию и движению счета накладной на отгрузку товара
    Принципы
    ----------- Менеджер по сбыту имею право выписывать счет, менять его, расформировывать только до того момента как он передан на склад на сборку. После этого доступ менеджера к счету и его движению только информационное.
    ----------- Склад имеет возможность вычеркнуть позиции, уменьшить количество товара, но не имеет возможности добавит товар в счет.
    ----------- После того как счет собран, он не может быть расформирован на складе, а должен пройти процедуру приема возврата «не полученного товара» и физически пройти через отдел приемки.
    ----------- Любые возвраты по счету оформляются актами возврата и проходят через отдел приемки склада.
    ----------- «Введение» оплат и привязка к счетам проводится бухгалтерией.
    ----------- Никому и не при каких условия не допустимо проводить изменения в закрытом документа. Документ считается закрытым после отгрузки товара  заказчику.
    ----------- Никому и не при каких условия не допустимо формировать документы задним числом. Тем более в закрытом периоде (обычно базы закрывают на 5 рабочий день следующего месяца).
    ----------- Менеджер не имеет права ввести грузополучателя, если это не 100% предоплата, а в лицензируемых видах бизнеса, ввести клиента.

    Не менее важны и внутренние накладные перемещения между складами. Вне зависимости от того работает компания в единой базе учета или «базы разорваны»
    ----------- После отгрузки товара по внутренней накладной она не может быть исправлена отпускающим подразделением ни при каких условиях. Все ошибки … могут быть исправлены только отдельными документами, «привязанными» к документу перемещения».
    ----------- После того как товар по накладной собран и попал в зону экспедиции, товар может попасть обратно на склад только через отдел приемки. Актом приемки
    ----------- Филиал дочернее обособленное предприятие должно принимать товар только по документу отгрузки (если базы разорваны, то документ «должен закачиваться» в базу филиала). Все несоответствия оформляются актами, привязанными к документу перемещения.

    Все потери, не должны списываться (часть потом находится), они должны переводиться на склад «потери», с которого товар при обнаружении у клиента или на складе или на складе филиала, возвращается в работу. Списание со склада «потери» производится обычно раз в год (если производятся).

    Описанное выше не усложнение «от лукавого», нет. Как в СНИПе «кровью написано что на строке нужно носить каску», так опыт дистрибуции говорит что изложенная (упрощенно) схема блокирует подавляющее число методов хищения «по сговору».

    Контрольные процедуры. При рассмотрении контрольных процедур будем «начинать с Чем боремся»
    ----------- Статистика раз резервирования счетов по менеджерам. Число созданных, раз резервированных и отгруженных. Целей много, но прежде всего это тест на сизифов труд. Проводим статистическое сравнение менеджеров между собой
    ----------- «Хомячение», резервирование дефицитного товара для целей его распределения по клиентам или для целей «схомячить товар по старым ценам»
    ----------- ----------- Статистика раз резервирования в целом
    ----------- ----------- Статистика «хомячивания». Раз резервирование товара которого на складе менее 10% от месячного товарного запаса на момент раз резервирование и резервирование этого товара (в любых количествах) в течении 12 часов.
    ----------- ----------- После раз рез резервирования товар становится на склад по новой цене (текущей цене)
    ----------- ----------- Введения фиксированного промежутка времени когда счета раз резервируются автоматически. Статистика автоматического расформирования.
    ----------- Нехватка товара на складе халтура при сборке определяется «вычеркиваниями» из счета как SKU целиком так и количеств. Вычеркивания только с фиксацией в базе данных причин. Ежедневно проверка товара, вычеркнутого из счета. Если товара не хватило, но по базе товар есть еще с состоянии «свободно», то с статуса склада «свободно» переводится весь товарный запас.
    ----------- Для выявления несанкционированные изменений в «прошедших» периодах (которые все равно могут быть сделаны, например средствами SKL запроса) ведется таблица «изменяемости» данных. На конец месяца снимаются основные данные. Обычно это продажи – товарный запас – дебиторка. На конец следующего месяца данные снимаются как на конец того месяца так и предыдущего. Данные предыдущего сравниваются с данными снятыми в предыдущий месяц и тд.
    -----------   Баланс товаропотоков «ГО – филиал»
    Этот баланс необходим для выделения ситуаций задвоенного прихода (учета) не тех сумм, что поступили. Основная сложность: на «стыке месяцев» товар уходит из ГО и приходит в филиалы разными месяцами (значит, необходим учет товара в пути).
    Баланс сводится отдельно по «группе» процессов. Основной товар поток

    Товар ушел в филиал

    ***********

    Товар пришел в филиал

    ***********

    Товар в пути на начало периода

    ***********

    Товар в пути на конец периода

    ***********

    ИТОГО

     

    ИТОГО

     

    Баланс возвратов ГО – филиал.

    Пришло в ГО

    ***********

    Ушло в ГО

    ***********

    Товар в пути на конец периода

    ***********

    Товар в пути на конец периода

    ***********

    ИТОГО

     

    ИТОГО

     

    И так далее.
    ----------- Внешний физический баланс (для каждого склада) Или склад как черный ящик
                                                   Товар на начало месяца:
                                                   +

                                                   приход из ГО
                                                   +
                                                   возврат от клиентов
                                                   _
                                                   отгрузка клиентам

                                                   _

                                                   физический  возврат в ГО
                                                   ?=?
                                                   товар на конец месяца
    Разница между «теоретическим остатком» товара на складе, получаемым в результате сложения всех частей формулы должна быть равна товарному запасу с точностью до списаний, находок, инвентаризаций.  И эта часть подлежит разбору. Анализ по SKU в штуках. Такой анализ позволяет выделить и все «не разрешенные» операции.