Бизнес - консультант и кризис менеджер

Работа склада определяется сержантами, а работа сержанта уставом.

    Успех склада определяется множеством факторов
    ---- Тип товара
    ---- Регулярность работы
    ---- Технология
    ---- Оборудование
    ---- руководством
    ---- И тд
    Но при всем этом есть еще один очень важный, если не самый важный фактор – успех склада определяется начальниками смен, теми людьми которые реально управляют работой склада (рис 1).
    Начальники смен как сержанты в армии – они все время с солдатами,

    Рис 1  Упрощенная структура склада.
    Успех работы начальников смен определяется двумя факторами
    ---- Их личными качествами
    ---- Технологий работы которые им выдали
    ---- Технологией работы с ними самими.
    Основная сложность работы начальника смены – большое количество дел которые нужно делать почти одновременно, огромное количество людей которых нужно подгонять.
    Поэтому основное что нужно учить начальников смен – распределение усилий и работа со всеми делами одновременно.
    Для контроля работы создается документ сменное задание – отчет о передаче смены, где должны быть указаны ВСЕ виды работ  в количественномизмерении. По окончании смены. При передаче склада следующему начальнику, фиксируются все результаты и объем несделанной работы передаваемой следующей смене и все происшествия возникшие за смену.
    Ролевые функции начальника склада складского комплекса можно разделить на
    ---- Обязательное выполнение технологии обеспечение обязательного выполнения технологии сотрудниками.
    ---- Организационное обеспечение достижения требуемых результатов по русски – пинание персонала.
    ---- Работу с клиентами и поставщиками в тех вопросах что пересекаются со складом
    ---- и .. функции развития.
    Функция развития очень важный вопрос. При пуске складатехнологистараютсяобеспечить внедрении лучших практик как компании так и в целом отрасли. Но как говориться «гладко было на бумаге но забыли про овраги». Достаточно часто не возможно учесть все особенности деятельности конкретного склада. Требуется обратная связь для коррекции технологии.
    Замечание – начальник склада приходит на час раньше сотрудников.

    Оперативная информация начальника смены
    «В любой момент» времени нач. смены должен знать состояние основных процессов. Например,  для склада работающего с паллетной кросдокингом, хранением, сборки
    ---- Число сотрудников в смену. Число новичков в смене.
    ---- Сколько машин на приход отгрузку осталось от предыдущей смены.
    ---- План прихода машин.  Число паллет
    ---- План отгрузки машины и паллеты
    ---- Сколько сена может сделать по средним нормативам
    ---- Сменное задание
    ---- Выполнение на данный момент в терминах машин, отклонение от плана. Как по приему, так и отгрузке.
    ---- Машины опоздавшие более 4 (условная цифра) часов.
    ---- Машины пришедшие и не принятые по тем или иным причинам. Машины не отправленные по тем или иным причинам.
    Для «более сложных» складов картина в целом не меняется. Сколько нужно сделать, сколько сделали на данный момент. Однако добавляется вопрос синхронизации потоков.

    Функциональная памятка начальникасмены менеджера смены сменного начальника склада: Объем работ.
    Начальник смены отвечает за весь комплекс вопросов связанный с оперативным управлением складом. А именно
    ---- Контроль графика прихода машин, контроль прихода машин, приоритезацию разгрузки.
    ---- Работу диспетчерской по приему документов, подготовку машин к разгрузке
    ---- Прием товара и его размещение
    ---- Пополнение зоны отбора, сборку товара, комплектации заказов,
    ---- Заказ транспорта для отгрузки, контроль прихода транспорта и его постановку на отгрузку
    ---- Подготовку документов и отправку машин
    ---- Архивацию документов
    Как показано на рисунке 2

    Рис 2

    Кроме этого начальник смены отвечает за
    ---- Заказ дополнительных ресурсов (прежде всего аутсорсинг).
    ---- Фиксацию и передачу по смене и руководству всех возникающих проблем.
    ---- Контроль производительности сотрудников в целом и с разбивкой по сотрудникам и времени.
    ---- Периодический (не менее 4 раз за 24 часовую смену) обход склада для выявления локальных проблем, включая товар в проходах, товар, установленный не по инструкциям, мусор…
    ---- Соблюдение правил ТБ, прежде всего связанных с использованием спецодежды и работы с техникой требующей специальных навыков или документов по работе с ней.
    Рассмотрим эти вопросы более подробно
    Контроль графика прихода машин, контроль прихода машин, приоритезацию разгрузки.
    На большинство «Входных» операций имеется план- график прихода машин (обычно это поставщики, возвраты из филиалов, возвраты из магазинов для РЦ). В графике фиксируется плановое и фактическое время прихода машины. При отсутствии машины за час до планового прихода делается звонок водителю о планируемом сроке.
    При опоздании более 4-х часов или невозможности дозвониться до водителя делается звонок производителю филиал… в зависимости от точки отправки груза.
    Машины должны разгружаться по графику. При опоздании менее 1 часа машина ставится на прием по прибытии. (при отсутствииотставания  в целом), при опоздании более 1 час – в образовавшуюся «дырку».
    Возможно выделение приоритетных поставщиков для установки отгрузки вне очереди.
    Ведется реестр прихода машин. Назначение, дата плановая, дата прихода физическая, государственный номер, ФИО и телефон водителя, время получения документов, время установки на отгрузку, время окончания отгрузки, время выдачи водителю документов, комментарии о ЧП происшедших с машиной или товаром, или документами.
    Входные потоки, не включенные в график (например, приход товара с таможенной очистки…) ставится в график исходя из требования «Задержка начала отгрузки относительно прихода транспорта не должно превышать среднюю задержку машин на отгрузку в данный день».
    Проверяется причины, по которым машины пришедшие на склад не поступили в «работу» в порядке графика раз в 4 часа.
    Работа диспетчерской по приему документовподготовку машин к разгрузке
    Все приходящие машины регистрируются в реестре машин по мере их поступления. При разделении функции диспетчерской и управления транспортом машины фиксируются при «поступлении «на КПП.
    Для водителей «вывешена» памятка, содержащая привила сдачи документов и товара, список требуемых документов, действия, которые нужно предпринять если тех или иных документов нет.
    Для сотрудников экспедиции вывешивается список документов, которые нужно получить при тех или иных типах прихода (Список документов от поставщика расположенного на территории РФ отличается от списка документов на товар импортного происхождения, поступающего с таможенной очистки и от возвратов из филиалов магазинов)
    Документы от водителей принимаются в соответствии с графиком прихода и сказанным выше.
    Расстановка машин на прием осуществляется по принципу «на одну бригаду» две машины, разгружаемая и «ждущая». Цель обеспечить непрерывность работы бригад приема.
    Прием товара и его размещение
    Прием товара происходит в соответствии с действующей инструкцией, регламентирующей процесс от проверки целостности пломбы до порядка выгрузки машины.
    Для сотрудников, работающих в зоне приема вывешены памятки о действиях тех или иных не стандартных случаях: излишек товара, недостаток товара, бой (брак…) и его диагностика, пересортица, отсутствие штрихкодов.
    Товар размещается сразу после окончания приемки (если введена процедура размещения товара on-line, то размещение ведется параллельно приемке). Недопустимо наличие в зоне приемки каких-либотоваров кроме находящихся в процессе приемки или имеющих проблемы с документами и ожидающих решения возникших проблем.
    «Загруженность», вернее отсутствия загруженности зоны приемки является одной из реперных точек оценки начальника смены.
    Персонал зоны приемки размещения должен быть постоянно занят, для чего к моменту выполнения предыдущей машины должна уже стоять следующая и т.д.
    При разделении персонала на «приемщиков» и участвующих в размещении должно соблюдаться равенство пропускной способности, при локальных перекосах ресурсы должны перераспределяться.
    Заказ транспорта для отгрузки, контроль прихода транспорта и его постановку на отгрузку
    Заказ транспорта производится или специальным выделенным сотрудником диспетчерской или сотрудником транспортного отдела.
    Нач. смены проверяет контрольный отчет: Маршрут – дата, время, число паллет, компания перевозчик, подтверждение приёма заказа, подтверждение за час до графика сборки факта прихода машины.
    Пополнение зоны отбора, сборка товара, комплектация заказов,
    Пополнение зоны отбора происходит в соответствии с действующей инструкцией. Ни при каких обстоятельствах пополнением зоны сборки не пренебрегают.

    При отсутствии товара на сборке, «обычно» сборщик вычёркивает товар, не ожидая перемещения в зону сборки. «Вычеркивания» за сутки или другой установленный интервал времени вычёркивания проверяются сотрудниками, отвечающими за контроль ТМЦ.
    Сборка маршрутов ведется в соответствии с графиком, при наличии транспорта или информации о его потенциальном поступлении.
    Комплектация заказов в зоне отгрузки (у «Доков») заказов на отгрузку при отсутствии информации о плане транспорта в срок не допускается. При необходимости собрать заказы при отсутствии транспорта заказ собираются в специально выделенной зоне ЗГЗ(зона готовых заказов).
    При комплектации маршрутов проводится визуальный контроль «вместится или нет» товар в машину, для чего товар расставляется в специально маркированной зоне у доков или в ЗГЗ, повторяющей «по форме» машину. При необходимости вносятся изменения в отгрузочные документы.
    Подготовка документов и отправку машин
    Подготовка документов осуществляется диспетчерской на основании листа сборки с информацией о полной или не полной загрузке (или аналогичной информации с радио терминала). Документы оформляются в соответствии с действующей инструкцией о документообороте. Диспетчеры кроме «полного» описания имеют краткую памятку о оформлении действия в нестандартных ситуациях.
    Нач. смены раз в два часа проверяет все машины, которые собраны более 30 минут назад, но пакет документов не выдан водителю. При необходимости в диспетчерской добавляются ресурсы.
    «Архивацию» документов
    Требование о документообороте, хранении документов и их архивации в диспетчерской должны быть выполнены. Поскольку нарушение правил обычно ведет к задержкам отгрузок или проблемам с заказчиками, данный пункт является важным и требует контроля начальником смены (через руководителя диспетчерской службы)
    Заказ дополнительных ресурсов (прежде всего аутсорсинг).
    Производится через начальника склада и или его заместителя или выделенного сотрудника на основании данных
    ---- О размере сменного задания
    ---- Об объеме работ, переданных «по смене»
    ---- Об отсутствующих штатных сотрудниках смены.
    ---- О дополнительных заданиях, пришедших из службы работы с ТМЦ или Сток Менеджера
    Фиксация передачи смене и информировании руководства о всех возникающих проблемах.
    Сменное задание состоит
    ---- Людские ресурсы: сотрудники с разбивкой грузчики, комплектовщики, кладовщики, водители техники, аутсорс.
    ---- Ресурс техники: погрузчики, штабелеры …
    ---- Объем работ по приемке и размещению, включая не сделанные полностью предыдущей сменой. Полный объем, объем который нужно сделать.
    ---- Объем работ по сборке и отгрузке, включая не сделанные полностью предыдущей сменой. Полный объем, объем который нужно сделать.
    ---- Объем работ по внутренним складски перемещениям.
    ---- Не решенные предыдущей сменой проблемы «всех типов»
    Приемка смены:
    ---- Получить сменное задание

    ---- Получить график приходов с отмеченными выгруженными машинами;
    ---- Получить график отгрузки с отмеченными отгруженными машинами, информации об отсутствии или планировании прихода транспорта.;
    ---- Убедиться в наличие свободного пространства перед доками;

    ---- Запросить у сменного технолога-логиста следующую информацию:

    ---- Количествонеразмещенных поставок (есть/нет);
    ---- Количество неразмещенных поддонов для закрытых поставок (есть/нет);
    Сдача смены:
    ---- Отметить в графике приходов выгруженные а/м; а/м пол которым есть те или иные задержки от графика как с разгрузкой так и формированием документов с указанием причин этих задержек.

    ---- Отметить в графике отгрузок отгруженные а/м, а/м по которым нет подтверждения о приходе; а/м пол которым есть те или иные задержки от графика как с разгрузкой так и формированием документов с указанием причин этих задержек.
    ---- Весь выгруженный товар должен быть размещен по местам хранения до момента окончания смены, ворота должны быть пустыми в момент сдачи смены (за исключением отгрузок по которым возникли те или иные проблемы);
    ---- Заказы, размещенные на воротах, должны быть промаркированы. На торец каждого крайнего поддона маршрута должен быть размещен лист формата А4 с указанным номером маршрута;
    ---- За два часа до окончания смены запросить у технолога-логиста отчет по незакрытым поставкам и неразмещенным поддонам. Разместить весь неразмещенный товар - в момент передачи смены количество поддонов, требующих размещения, должно быть равно «0»;
    ---- Заполнить все графы отчета начальника смены и передать его руководителю склада;
    Руководству склада сообщается
    ---- О выполнении сменного задания, при невыполнении (частичном выполнении) о причинах невыполнения сменного задания в полном объеме.
    ---- О всех проблемах с объектом и его жизнеобеспечении

    ---- О проблемах с сервером, связью, WMS системами
    ---- О всех визитах требованиях … регулирующих и правоохранительных органов.
    ---- О потребности в дополнительных ресурсах

    ---- О дополнительных заданиях, полученных ль руководителя ТМЦ или других лиц.
    ---- О проблемах с подачей транспорта
    ---- О проблемах с формированием сборочных листов
    Некоторые Прочие коммуникации (дополнительно к приведенным выше)
    ---- При отсутствии поддона во время сборки заказов сообщить о случившемся руководителю группы учета ТМЦ для проведения разбирательств с потерянным поддоном;

    ---- Два раза в смену (20:00 и 08:00) получить у технолога-логиста отчет с производительностью водителей рич-траков, провести разъяснительную беседу с водителями, производительность которых меньше 15 паллет в час, данные о лучших и худших показателях с ФИО сотрудников включить в суточный отчет начальника смены;
    ---- В 17:00 запросить у транспортного координатора и руководителя группы диспетчеризации план поставок и отгрузок на следующий день. На основании полученной информации заказать дополнительный персонал на следующую смену;
    ---- Один раз в час контролировать проверку собранных заказов технологом-логистом на предмет полноты сборки. Запрещено начинать погрузку заказов в а/м без предварительной проверки маршрута технологом-логистом;
    ---- Один раз в два часа контролировать соблюдение графика приходов и отгрузок, распределяя ресурсы склада в случае необходимости;
    ---- Ежечасно контроль выполнения сменного задания в зонах сборки, приема, отгрузки
    Контроль производительности сотрудников в целом и с разбивкой по сотрудникам и времени.
    Контроль производительности проводится два разу в смену как по итоговыми данным за 12 часов, так и данным с разбивкой по 15 минут. Отчеты о производительности сохраняются и передаются начальнику склада вместе с отчетом о смене.
    На период неделя начальнику смены передаются планы повышения производительности по сотрудникам, отчет о ежедневных результатах этих сотрудников передаются также начальнику склада вместе с отчетом о смене.
    Периодический (не менее 4 раз за 24 часовую смену) обход склада для выявления локальных проблем.
    Обход производится
    ---- Самостоятельно
    ---- Раз в день с начальником склада или его заместителем
    ---- При приезде на объект первых лиц компании, с ними.
    Точки контроля работы начальника смены (список включает в себя часть пунктов обязанностей, приведенных выше):
    ---- Выполнение сменного задания
    ---- Отсутствие «пробок» в работе склада
    ---- Производительность труда: простоев у персонала быть не должно. Начальник смены распределяет работу таким образом, чтобы по завершении одной задачи, персонал должен сразу начинать следующую. ТС на ворота должно быть подано заблаговременно
    ---- Анализ минимум 2 раза в смену сравнительной производительности сотрудников и приятия мер
    ---- Работа по списку сотрудников с производительностью меньше требуемое.
    ---- Актуальность информации в графиках поступления, графиках отгрузки и заданиях на подбор. Начальник смены каждый час актуализирует информацию по приходу ТС и корректирует приоритеты работы в сменных заданиях
    ---- Контроль маршрутизации, проверка корректности для передачи на сборку.

    ---- Контроль зоны погрузки/разгрузки. Зона погрузки/разгрузки должна быть свободна. Размещение должно происходить сразу после приемки, товар на отгрузку должен поступать в зону отгрузки строго в соответствии с актуальным графиком прихода ТС. В зоне погрузки/разгрузки могут находиться только проблемные паллеты, Начальник смены должен контролировать решение этих проблем.
    ---- Начальник смены контролирует соблюдение принципа FIFO (firstin – firstout). Начальник смены должен контролировать наличие неотправленных заказов, корректировать графики отправок, передавать информацию /кому и в какие сроки…/
    ---- «Состояние» склада в терминах «отсутствия товара в проходах, мусора, грязи, брака на места сборки и прочего…»
    Основные коммуникации начальника смены с другими службами склада
    Внимание – коммуникация это двухсторонний процесс.
    СБ
    ---- Инциденты и решения по ним
    ---- Разовые поручения нач смены по вопросам связанным с безопасностью, визитерами, наличием машин на «дворе»
    Главный инженер и IT сопровождение
    ---- Инциденты и их решение
    Клиентский сервис (претензионная служба)
    ---- Задание от службы сервиса на выяснение тех или иных вопросов.
    ---- Информация от службы сервиса о проблемах и действия обратная связь в службу сервиса по проблемам. Внимание при возможности выделения для разбора тех или иных вопросов ограниченных ресурсов
    Отдел работы ТМЦ (служба материального учета)
    ---- Информация от службы ТМЦ о инвентаризациях и других «внеплановых» действий и ресурсах которые должны быть выделены.
    ---- Информация в ТМЦ об обнаруженных проблемах, таких как
    Отдел разработки и поддержки WMS (клиентского портала и прочих используемых IT«программ»)
    ---- Информация о всех проблемах которые не могут быть решены специалистами смены.
    Замечание
    Достаточно часто начальник смены погружен в разбор тех или иных проблем с конкретной поставкой. Причина проста – именно к нему приходит «приемщики сборщики» с теми или иными крупными (и мелкими) проблемами. Реакция принять участие в разборке конкретной поставки понятна но не допустима.
    ЧП должны быть переданы логисту технологу, сотрудникам предоставлен фронт работ до исправлении ситуации. Чтобы не допустить что о проблемной поставке «все забыли», нач. склада ведет реестр ЧП и ежечасно проверяет действия по нему.
    Лично, нач. склада участвует только в крупных ЧП, таких как глобальные проблемы с сервером или WMS… В остальных случаях отстранение от функций описанных выше ражи конкретной поставки клиента паллеты коробки … недопустимо.